5 ways to promote the consequent use of CRM in your company

A well maintained CRM system can be a powerful tool for sales and customer service in your company. But only if it is consistently used and maintained by all parties involved. Especially after the implementation of such a system in your company there are often difficulties to establish this culture firmly in your company. To ensure that your investment in a CRM system pays off in the long term, these 5 aspects can help you to motivate your employees to consistently use the CRM system right from the start.

5 ways to promote the consequent use of CRM in your company

1. involve employees – right from the start

While you, the manager, have particular access to the reporting functions of a well-functioning CRM system, it is primarily the operative employees in sales and customer service who have to work intensively with the system on a daily basis. And they use it differently than you do. That’s why you should attach great importance to your employees’ feedback. And preferably already in the test phase. Involve future users before and during the implementation of a CRM system and take their opinions and comments seriously. After all, the CRM should support them in their daily work. In this way you achieve more involvement and greater acceptance of the system among the users in your company.

2. define clear processes

In order to keep the quality and consistency of the data in your CRM system as high as possible on the one hand and to make optimum use of the system’s support function on the other, clearly defined processes are required in your company. Only if every employee knows how to handle which data in which situation is it possible to ensure the reproducibility of the processes in your company. And only if your CRM is sensibly integrated into these processes can its advantages be perceived directly by the individual employee.

3. communicate individual advantages

There immediately follows the next aspect: For some employees, a CRM system with extensive reporting options initially feels like an additional control instrument used by middle management. This quickly results in a negative attitude. This makes it all the more important to clearly communicate the individual advantages that the individual departments have in their daily work through CRM. In particular, the time savings and the medium-term reduced administrative effort, which leaves more time for the actual selling, must become tangible for the individual employee.

4. ensure high data quality

The better the quality of the data in your CRM and the more uniformly it is prepared, the greater these advantages will be. By continuously updating and qualifying the data, you not only save time for your employees, but also maximise the success of your sales talks. This is even possible automatically and daily – for example with Implisense Qualify. The service also allows you to add useful information to your data records. Your sales staff will automatically find more data on leads and customers in the CRM system than would be available to them from internal company sources. An example of data obtained using AI is the assignment of different customer types according to Frank M. Scheelen’s 4-color model. Additional sales power for a more target-oriented qualification of leads and more targeted customer approaches.

5. lead by example

The mandatory use of the CRM system must become part of the culture in your company. And that starts at the top of the management level. Work consistently with the CRM yourself and ensure that your employees know this. Only what is recorded there exists; only what is in it can be evaluated. Let reporting, reviews and outlooks be based only on data entered into your CRM system in time. By setting a good example, you simultaneously create push and pull effects for your employees to also use the system with appropriate consistency.

With these actions you will be able to achieve a broad acceptance and conscientious use of your CRM system in sales and customer service faster. The decisive basis for the actual value-added use of your system.

5 Aspekte, mit denen Sie die konsequente CRM-Nutzung in Ihrem Unternehmen fördern

Ein gut gepflegtes CRM-System kann ein kraftvolles Tool für Sales und Kundenservice in Ihrem Unternehmen sein. Aber eben auch nur dann, wenn es von allen Beteiligten konsequent genutzt und gepflegt wird. Gerade kurz nach der Einführung eines solchen Systems in der Firma gibt es nicht selten Schwierigkeiten, diese Kultur fest im Unternehmen zu etablieren. Damit sich Ihre Investition in ein CRM auch nachhaltig auszahlt, können Ihnen diese 5 Aspekte dabei helfen, Ihre Mitarbeiter von Anfang an zum konsequenten Einsatz des CRM-Systems zu motivieren.

5 Aspekte, mit denen Sie die konsequente CRM-Nutzung in Ihrem Unternehmen fördern

1. Mitarbeiter einbeziehen – von Anfang an

Während Sie als Führungkraft insbesondere auf die Reporting-Funktionen eines gut funktionierenden CRM-Systems zurückgreifen, sind es in erster Linie die operativen Mitarbeiter in Vertrieb und Kundenservice, die täglich intensiv mit dem System arbeiten müssen. Und sie verwenden es anders als Sie. Darum sollten Sie viel Wert auf das Feedback Ihrer Mitarbeiter legen. Und zwar möglichst schon in der Testphase. Beziehen Sie die späteren Nutzer bereits vor und während der Implementierung eines CRM-Systems mit ein und nehmen Sie deren Meinung und Anmerkungen ernst. Schließlich soll das CRM sie in ihrem Arbeitsalltag unterstützen. So erreichen Sie mehr Involvement und eine größere Akzeptanz des Systems bei den Nutzern in Ihrem Unternehmen.

2. Definieren Sie klare Prozesse

Um einerseits die Qualität und Konsistenz der Daten in Ihrem CRM-System möglichst hoch zu halten und andererseits die Unterstützungsfunktion des Systems optimal auszunutzen, bedarf es klar definierter Prozesse in Ihrem Unternehmen. Nur wenn jeder Mitarbeiter weiß, wie er in welcher Situation mit welchen Daten zu verfahren hat, stellen Sie die Reproduzierbarkeit der Vorgänge in Ihrer Firma sicher. Und nur indem Ihr CRM sinnvoll in diese Prozesse integriert ist, werden seine Vorteile für den individuellen Mitarbeiter unmittelbar spürbar.

3. Kommunizieren Sie individuelle Vorteile

Dort schließt unmittelbar der nächste Aspekt an: Für manchen Mitarbeiter fühlt sich ein CRM-System mit umfangreichen Reporting-Optionen erst einmal an wie ein zusätzliches Kontrollinstrument des mittleren Managements. Daraus resultiert schnell eine ablehnende Haltung. Umso wichtiger ist es, die individuellen Vorteile, die die einzelnen Abteilungen in ihrem Arbeitsalltag durch das CRM haben, klar und deutlich zu kommunizieren. Insbesondere die Zeitersparnis und der mittelfristig geringere Verwaltungsaufwand, der mehr Zeit für das eigentliche Verkaufen lässt, muss für den einzelnen Mitarbeiter greif- und spürbar werden.

4. Hohe Datenqualität gewährleisten

Diese Vorteile werden umso größer, je besser die Qualität der Daten in Ihrem CRM ist und je einheitlicher diese aufbereitet sind. Durch eine kontinuierliche Bereinigung und Qualifizierung der Daten maximieren Sie nicht nur den Zeitgewinn für Ihre Mitarbeiter, sondern auch den Erfolg der Verkaufsgespräche. Das funktioniert mittlerweile sogar automatisch und tagesaktuell – zum Beispiel mit Implisense Qualify. Mit dem Service können Sie Ihre Datensätze außerdem zusätzlich um nützliche Informationen anreichern lassen. So finden Ihre Vertriebler ganz automatisch mehr Daten zu Leads und Kunden im CRM-System wieder als ihnen aus unternehmensinternen Quellen zur Verfügung stünden. Ein Beispiel für mittels KI gewonnene Daten ist die Zuordnung unterschiedlicher Kundentypen nach dem 4-Farben-Modell von Frank M. Scheelen. Zusätzliche Vertriebspower für eine zielführendere Qualifizierung der Leads und gezieltere Kundenansprachen.

5. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran

Hier schließt sich der Kreis zum Anfang dieses Textes: Die unbedingte Nutzung des CRM-Systems muss Teil der Kultur in Ihrem Unternehmen werden. Und das beginnt oben in der Führungsebene. Arbeiten Sie selbst konsequent mit dem CRM und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter das auch wissen. Nur, was dort erfasst ist, existiert; nur was sich darin befindet, kann ausgewertet werden. Lassen Sie Reportings, Rück- und Ausblicke nur noch auf rechtzeitig eingepflegten Daten in Ihrem CRM-System basieren. Indem Sie mit gutem Beispiel voran gehen, schaffen Sie gleichzeitig Push- und Pull-Effekte gegenüber Ihren Mitarbeitern, das System ebenfalls in entsprechender Konsequenz zu verwenden.

Mit diesen Maßnahmen gelingt es Ihnen schneller, eine breite Akzeptanz und gewissenhafte Nutzung Ihres CRM-Systems in Sales und Customer Service zu erreichen. Die entscheidende Grundlage für den tatsächlich mehrwertstiftenden Einsatz Ihres Systems.