Sales Automation for more selling time

Have you ever been unable to close a potential deal because you lost track of it in time? Do you spend too much time entering leads into your CRM system and maintaining the record over time? And are you just as tired of time-consuming scheduling with customers or prospects that require multiple emails to be sent back and forth? Countless such frustrating trifles in your daily sales routine not only have a negative impact on your mood, but also paralyze your sales process. Because they tie up resources that you should better invest in active sales. The good news: Many of these time-consuming tasks can be easily automated using software and AI. With the help of sensible sales automation, you can get rid of unpleasant tasks, increase your efficiency in sales and often also the satisfaction of your customers. Here are a few examples:

sales representative in Sales Automation

Automate lead management

Your CRM system is the pivotal point of many sales automation solutions. A lot of hard work flows in here manually, which can be significantly reduced with the help of simple automation solutions. For example, instead of regularly searching LinkedIn for new interesting contacts and clicking your way through countless profiles that have been known for a long time, as a premium user you can simply have the new profiles sent to you according to your preset search criteria. Combined with a clever data enhancement solution, for example the Implisense API, your CRM system is automatically filled with all relevant data for your leads – you save yourself the manual input and last but not least the research of this information. On top of that, trigger events for your contacts can be delivered free of charge on a daily basis so that you never miss a promising contact occasion again. And if you want it easy, Implisense Leads will identify the similarities between your best customers and suggest other companies that are likely to have a strong interest in your products. The only thing you still have to do by yourself is make a call.

Sales automation during customer contact

Speaking of calling: Automating customer contact using self dialers or mass mailings is usually not a very promising option. Instead, by cleverly automating the many small time wasters around you, you gain more time to focus on this core aspect of sales. For example the tracking of your contact history with the prospective customer: When you have phoned or emailed with whom, you do not have to note manually anymore. You can also have this done by software. With some services, you can even have the AI create a brief summary of the most important topics from your telephone call.

Even the scheduling with your customers and prospective customers does not need to include diverse mails. Use tools or web services that allow you to share a number of appointment slots in your calendar and allow the person you’re talking to to to simply click into one of them. This gives you more time to prepare for the call. That’s Sales Automation, too.

Automatic reporting reduces management workload

Of course, not only the filling of your CRM system can be automated, but also its interpretation. Automated reporting provides the team leader with important key figures for the efficient control of the sales department. In this way, internal processes can be further optimized on this basis.

Many little elements that will relieve you in your daily work. Create more space for active sales with the help of clever sales automation. In the end, software and AI achieve the feat of leaving your customers with more human resources. The basis for an inspiring customer experience and a genuine relationship of trust.

Mehr Zeit zum Verkaufen dank Sales Automation

Haben Sie jemals einen potenziellen Deal nicht abschließen können, weil es Ihnen untergegangen ist, rechtzeitig nachzufassen? Verbringen Sie zu viel Zeit damit, Leads in Ihr CRM-System einzugeben und den Datensatz im weiteren Kontaktverlauf zu pflegen? Und ermüden Sie zeitraubende Terminfindungen mit Kunden oder Interessenten, bei denen mehrere E-Mails hin und her geschickt werden müssen, ebenso sehr? Unzählige solcher frustrierender Kleinigkeiten in Ihrem Sales-Alltag schlagen sich nicht nur negativ auf Ihre Laune nieder, sondern lähmen vor allem auch Ihren Vertriebsprozess. Denn sie binden Ressourcen, die Sie besser in den aktiven Verkauf investieren sollten. Die gute Nachricht: Viele dieser zeitraubenden Aufgaben können Sie mittels Software und KI einfach automatisieren. Mithilfe sinnvoller Sales Automation schaffen Sie sich unliebsame Aufgaben vom Tisch, erhöhen Ihre Effizienz im Vertrieb und ganz nebenbei häufig auch noch die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Ein paar Beispiele:

Vertriebsmitarbeiterin Sales Automation

Lead-Behandlung automatisieren

Dreh- und Angelpunkt vieler Lösungen zur Sales Automation ist Ihr CRM-System. Hier fließt manuell eine Menge Fleißarbeit hinein, die sich mithilfe einfacher Automatisierungs-Lösungen deutlich reduzieren lässt. Statt zum Beispiel regelmäßig LinkedIn nach neuen interessanten Kontakten zu durchsuchen und sich dabei durch zahllose längst bekannte Profile zu klicken, können Sie sich als Premium-User auch einfach die neuen Profile zu ihren voreingestellten Suchkriterien zusenden lassen. Verbunden mit einer cleveren Lösung zur Datenanreicherung, zum Beispiel der Implisense API, wird Ihr CRM-System automatisch mit allen relevanten Daten zu Ihren Leads befüllt – Sie sparen sich die manuelle Eingabe und nicht zuletzt auch die Recherche dieser Informationen. Obendrein können Sie sich tagesaktuell Trigger-Events zu Ihren Kontakten frei Haus liefern lassen, sodass Sie keinen vielversprechenden Kontaktanlass mehr verpassen. Und wenn Sie es ganz einfach haben wollen, ermittelt Implisense Leads die Gemeinsamkeiten Ihrer besten Kunden und schlägt Ihnen weitere Unternehmen vor, die höchstwahrscheinlich ein großes Interesse an Ihren Produkten haben dürften. Nur anrufen müssen Sie noch selbst.

Sales Automation im Kundenkontakt

Apropos anrufen: Den Kundenkontakt selbst mithilfe von Self Dialern oder Massenmails zu automatisieren, ist in der Regel keine sehr erfolgversprechende Option. Stattdessen gewinnen Sie mit einer schlauen Automatisierung der vielen kleinen Zeitfresser drum herum mehr Zeit, um sich selbst stärker auf diesen Kern-Aspekt des Vertriebs zu konzentrieren. Zum Beispiel das Tracken Ihres Kontaktverlaufs mit dem Interessenten: Wann Sie mit wem telefoniert oder gemailt haben, müssen Sie nicht mehr händisch vermerken. Das können Sie auch durch Software erledigen lassen. Bei einigen Diensten können Sie die KI sogar eine knappe Zusammenfassung der wichtigsten Themen aus Ihrem Telefonat erstellen lassen.

Und auch die Terminfindung mit Ihren Kunden und Interessenten muss nicht sich nicht mehr auf diverse Mails erstrecken. Nutzen Sie Tools oder Web-Dienste, mithilfe derer Sie eine Reihe von Termin-Slots in Ihrem Kalender freigeben und sich Ihr Gesprächspartner einfach per Klick in einen davon einbuchen kann. So bleibt Ihnen mehr Zeit für die Vorbereitung des Gesprächs. Auch das ist Sales Automation.

Automatisches Reporting entlastet Führungskräfte

Natürlich lässt sich nicht nur das Befüllen Ihres CRM-Systems automatisieren, sondern auch dessen Interpretation. Automatisierte Reportings versorgen den Teamlead mit wichtigen Kennzahlen zur effizienten Steuerung der Sales-Abteilung. Sodass die internen Prozesse auf dieser Grundlage noch weiter optimiert werden können.

Viele kleine Bausteine, die Sie im Arbeitsalltag kräftig entlasten. Schaffen Sie sich mehr Freiraum für den aktiven Vertrieb mithilfe cleverer Sales Automation. So schaffen Software und KI am Ende das Kunststück, dass für Ihre Kunden mehr vom Menschen übrig bleibt. Die Grundlage für eine begeisternde Kundenerfahrung und ein echtes Vertrauensverhältnis. 

Die Software-as-a-Service-Lösung von Implisense bietet Ihnen die Sales Intelligence für den zeitgemäßen Firmenkundenvertrieb. Jetzt kostenlosen Testzugang anfordern.

Sales Funnel or Sales Pipeline – what’s the difference?

Do you sometimes have the impression that some people in your environment use the terms Sales Pipeline and Sales Funnel practically synonymously? In fact, the two are anything but dissimilar – but there are a few crucial differences. Depending on whether you look at the Sales Pipeline or the Sales Funnel, you can draw quite different conclusions.

The similarities: What Sales Funnel and Sales Pipeline have in common

It’s no coincidence that there can sometimes be confusion between Sales Pipeline and Sales Funnel. Both constructs describe the path of your leads through the entire sales process and their final transformation to the customer. And both break this process down into its different phases (which can vary from company to company). So far, the same. The difference, however, is in the insights that are used to highlight these phases and the leads.

Sales Pipeline: See what is

The Sales Pipeline is designed to help sales people organize and oversee every phase of the sales process. It shows how many leads are in each phase of the process at any given time. And how far each deal has progressed.

This is particularly important in capacity planning. If, for example, a large number of leads are on the verge of a phase in which time-consuming on-site presentations to potential customers become necessary, the team must allow sufficient time for this. If, on the other hand, it can be seen that too few qualified leads are being met at the beginning of the pipeline, more energy must be put into the lead generation, e.g. via white space analyses.

The Sales Pipeline therefore provides an overview of the current status at any stage of the sales process. This provides a forecast as to whether the targets set can probably be achieved or whether there is a need for readjustment.

Sales Pipeline

Sales Funnel: What remains

The Sales Funnel, on the other hand, is less concerned with the current status in each individual phase, but rather with the transitions between the various statuses. The funnel construct is based on the assumption that usually more leads enter a phase than pass into the subsequent phase at the end. That is why it concentrates on the part which does so. The Sales Funnel basically shows the conversion rate of every single step in the sales process.

While the Sales Pipeline primarily provides insights that help to organize the team, the Sales Funnel provides approaches to optimize the actual sales process. If the bounce rate from one phase to the next is too high, solutions must be sought to change this.

Sales Funnel vs. Sales Pipeline? Sales Funnel AND Sales Pipeline!

Sales Pipeline and Sales Funnel are therefore neither the same nor competing constructs. They only allow a different evaluation of your sales process. You get the best output by using them both in the right way. Use the success-oriented funnel view to optimize your process and the clear evaluation of the pipeline for an efficient organization of your team. In this way you maximize your sales success.

Make more reliable claims about the reasons for high bounce rates in your sales process – by identifying similarities and differences between successfully converted and bounced leads.

By using the Implisense API.

Sales Funnel oder Sales Pipeline – wo ist der Unterschied?

Hatten Sie auch schon manchmal den Eindruck, dass manch einer in Ihrem Umfeld die Begriffe Sales Pipeline und Sales Funnel praktisch synonym verwendet? Tatsächlich sind sich die beiden zwar alles andere als unähnlich – es gibt jedoch ein paar entscheidende Unterschiede. Denn je nachdem, ob Sie die Sales Pipeline oder den Sales Funnel betrachten, können Sie recht unterschiedliche Erkenntnisse daraus ziehen.

Zuerst die Gemeinsamkeiten: Das verbindet Sales Funnel und Sales Pipeline

Dass es mitunter zu Verwechslungen zwischen Sales Pipeline und Sales Funnel kommen kann, kommt natürlich nicht von ungefähr. Beide Konstrukte bezeichnen den Weg Ihrer Leads durch den gesamten Verkaufsprozess und deren schließliche Transformation zum Kunden. Und beide brechen diesen Prozess auf seine verschiedenen Phasen herunter (die von Unternehmen zu Unternehmen verschieden sein können). Soweit, so gleich. Der Unterschied aber liegt nun darin, im Hinblick auf welche Erkenntnisse diese Phasen und die Leads, die sie durchlaufen, beleuchtet werden.

Sales Pipeline: Das, was ist

Die Sales Pipeline soll Vertrieblern dabei helfen, jede Phase des Verkaufsprozesses zu organisieren und zu überblicken. Sie lässt erkennen, wie viele Leads sich zu jedem Zeitpunkt in welcher Phase des Prozesses befinden. Und wie weit der einzelne Deal jeweils fortgeschritten ist.

Das spielt vor allem eine Rolle bei der Kapazitätsplanung. Steht zum Beispiel eine große Zahl an Leads unmittelbar vor einer Phase, in der aufwendige Vor-Ort-Präsentationen beim potenziellen Kunden notwendig werden, muss sich das Team dafür hinreichende zeitliche Freiheiten einplanen. Lässt sich dagegen erkennen, dass am Anfang der Pipeline zu wenige qualifizierte Leads nachkommen, muss dagegen mehr Energie in die Lead Generation, z.B. über White Space Analysen, gesteckt werden.

Die Sales Pipeline erlaubt also jederzeit einen Überblick über den aktuellen Bestand in jeder Phase des Verkaufsprozesses. Und damit eine Prognose, ob gesetzte Ziele wahrscheinlich erreicht werden können oder ein Bedarf zum Nachjustieren besteht.

Sales Funnel

Sales Funnel: Das, was bleibt

Der Sales Funnel dagegen beschäftigt sich weniger mit dem Ist-Stand in jeder einzelnen Phase, sondern vielmehr mit den Übergängen zwischen den verschiedenen Stati. Funnel bedeutet schließlich Trichter – dem Konstrukt liegt also die Annahme zugrunde, dass in der Regel mehr Leads in eine Phase eintreten als am Ende auch in die darauf folgende Phase übergehen. Darum konzentriert es sich auf den Anteil, der das tut. Im Sales Funnel wird also im Grunde die Conversion Rate jedes einzelnen Schrittes im Verkaufsprozess dargestellt.

Während die Sales Pipeline also vor allem Erkenntnisse liefert, die dabei helfen, das Team zu organisieren, ergeben sich aus dem Sales Funnel Ansätze, um den eigentlichen Verkaufsprozess zu optimieren. Ist die Absprungrate von einer Phase zur nächsten zu hoch, muss nach Lösungen gesucht werden, um das zu ändern.

Sales Funnel vs. Sales Pipeline? Sales Funnel UND Sales Pipeline!

Sales Pipeline und Sales Funnel bezeichnen also weder dasselbe noch handelt es sich dabei um konkurrierende Konstrukte. Sie erlauben lediglich eine unterschiedliche Auswertung Ihres Verkaufsprozesses. Den besten Output erhalten Sie, indem Sie sie beide in der richtigen Weise einsetzen. Nutzen Sie den erfolgsorientierten Funnel-Blick, um Ihren Prozess zu optimieren, und die übersichtliche Auswertung der Pipeline für eine effiziente Organisation Ihres Teams. So maximieren Sie Ihren Vertriebserfolg.

Treffen Sie zuverlässigere Aussagen über die Gründe zu hoher Absprungraten in Ihrem Verkaufsprozess – indem Sie Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen erfolgreich konvertierten und abgesprungenen Leads identifizieren.

Mit Implisense Data-as-a-Service.

3 specifics in the sales of cloud solutions

The fact that sales is changing is an open secret. Especially in the IT sector. Because with an increasing shift from the classic business with software licenses to more and more cloud solutions, there are a lot of new conditions for your sales team. Instead of a closed product, an ongoing service is now being sold. This has a big influence on the processes in the buying center of your potential customer. It also affects the sales mechanisms that help you get the most out of your business.

1. a variable pricing requires a look into the crystal ball

One of the obvious differences between a classic license and modern models of software-as-a-service is the different pricing. With SaaS, this is usually based on usage. In order to be able to make the customer a tailor-made offer in this respect, also in the long term, the sales representative must not only understand his current usage behaviour, but also be able to make valid forecasts for future development. This requires much deeper insights. Some of these insights can be gained from collected or purchased data, but some must also be provided by the customer himself. In this respect, a genuine relationship of trust between the customer and his account manager is essential.

2. complex decision-making processes with many contacts

Cloud solutions usually affect numerous different areas of competence within a company: IT, specialist departments, data protection officers and so on. This often results in a larger buying center with more decision-makers and correspondingly tougher and more time-consuming negotiations. Here, the sales representative must be willing and able to act as an intermediary between the various interests. This requires a deep knowledge of one’s own product as well as the customer’s situation.

3. cloud services are cancelable – and expandable

The sales team of a SaaS provider is challenged not only before the successful deal, but also after it. Cloud services are not only comparatively easy to implement, they can also be cancelled. A target-oriented onboarding process can be decisive for success in order for the customer to recognize the added value of the solution and actually exploit its potential. In addition, customer feedback can and must flow even more directly into product development. Sales has a stronger internal role than before as an agent of the customer, who passes on his experiences and wishes to development.

Last but not least, close contact with the customer is absolutely essential in order to keep a close eye on its development and to identify upselling potential in good time.

What the successful SaaS sales representative requires

In order to meet these changing requirements, your sales team needs two things in addition to a basic awareness of the situation. First: an extremely deep understanding of the company’s own product and its technical framework. And secondly: an extremely deep understanding of the interested party or customer as well as the specific challenges they are currently confronted with. The technical understanding must be created through intensive cooperation between development and sales team. Increasingly, data collected by algorithms is being used to gain value-adding information about customers and leads. With the Implisense API, for example, you can integrate hundreds of daily updated data points on all companies listed in the German Commercial Register into your system. Based on concrete signals, you not only gain an insight into the current situation of the respective company, but can also draw conclusions about which aspects of your software-as-a-service will most effectively meet the needs of this customer at present.

You can find five theses on the B2B sales people of the future in this previous blog post.

Software companies have to adapt to the changed conditions in sales in order to market their cloud solutions effectively. But this is also a great opportunity: Use the strategic restructuring process to build up your modern sales 4.0 with the help of data intelligence – for optimal use of resources and maximum conversion.