Automation of standard processes in banking – win-win for customer and bank

Whether digitisation is seen as an opportunity or a risk is up to each company itself. However, it becomes a risk if you leave it to the competition to use it as an opportunity. The clever use of digitization and automation offers banks in particular the opportunity to offer their customers a much less complicated customer experience. By significantly streamlining processes that were previously stressful for both sides – for example customer onboarding. The basis for this is a set of qualified customer data. Where these come from and how a largely automated onboarding process can proceed is outlined below.

Win-Win situation through automation of standard processes in banking

1. It seems simple: automatically completed web forms

Filling out a long web form is the first hurdle a prospective customer has to overcome on the way to becoming a new customer. Countless surveys have shown that the more long and complex the form, the higher the bounce rate. Reduce the effort for your customers to a minimum by filling out the form automatically. Customers only need to enter and confirm their company name. All other form fields are automatically filled with the corresponding data – the visible ones as well as any others in the background. Now, all that is required is a review by your customer and a final click to send. Within one minute he has everything done. 

For this purpose, the data is obtained from the database of a service provider such as Implisense. An intelligent algorithm keeps the comprehensive profiles of all companies registered in the German Commercial Register up to date. With the help of the Implisense API, an interface to your web form, this data is automatically retrieved. A noticeable relief for your customers and an extremely comprehensive data set for your bank. 

2. The result: a detailed company profile

By using the data retrieval function of Implisense you get a much more extensive set of data than you would be able to retrieve from a new customer using such a form – hundreds of data points for each company. You now have a comprehensive company profile, which forms the basis for further automation, without your customer having to become active again. 

Exemplary company profile of Volkswagen on the free search platform Companies and Markets.

3. Fast and standardized: Automate your checks

The comprehensive data set enables you to automatically verify the legitimacy (KYC) of your new customer and to automate credit allocation processes. Thanks to the uniform structure of the data, standardised processes such as these can be mapped digitally very efficiently. Your employees save a lot of work and your customer receives a result quickly. Another piece of the puzzle in his satisfying customer experience already during onboarding.

4. Human intervention in cases of doubt: complete onboarding

For customers whose situation is clear, the system automatically decides whether the onboarding was successful or the customer’s request is rejected. If, on the other hand, an individual assessment is required, the algorithm passes the case on to an employee for a personal review. Automation does not necessarily mean dehumanization. Even cases that deviate from the standard are taken into account appropriately and do not automatically fall through the grid. The automatic processing of standard cases, however, makes daily business noticeably easier for you and your customer. 

5. After onboarding: identifying potentials for cross- & upselling

Even after customer onboarding, the data record remains a valuable resource for you. The Implisense algorithm keeps the data up to date. In this way, your marketing and sales staff will recognize exciting opportunities for upselling and cross-selling. This process can also be automated: By Implisense automatically searching for similarities between this customer and groups of existing customers, you can find out whether a customer is likely to be interested in a particular offer. A powerful tool to use your sales resources more efficiently. 

Take advantage of the opportunities that digitization offers for banks. By efficiently automating standardized processes, you gain time for your employees and create a satisfying experience for your customers – not only in onboarding.

Exemplary company profile of Volkswagen on the free search platform Companies and Markets.

Automatisierung von Standardprozessen bei Banken – Win-Win für Kunde und Bank

Ob man die Digitalisierung als Chance oder als Risiko begreift, liegt an jedem Unternehmen selbst. Sie wird jedoch vor allem dann zum Risiko, wenn Sie es dem Wettbewerb überlassen, sie als Chance zu nutzen. Gerade Banken bietet sich durch den cleveren Einsatz von Digitalisierung und Automatisierung die Möglichkeit, ihren Kunden eine sehr viel unkompliziertere Kundenerfahrung zu ermöglichen. Indem bisher für beide Seiten aufreibende Prozesse wesentlich verschlankt werden – zum Beispiel das Kunden-Onboarding. Die Grundlage dafür bietet ein Set an qualifizierten Kundendaten. Woher diese kommen und wie ein weitgehend automatisiertes Onboarding ablaufen kann, wollen wir Ihnen im Folgenden skizzieren.

Win-Win Situation durch Automatisierung von Standardprozessen bei Banken

1. Scheinbar simpel: Automatisch ausgefüllte Webformulare

Das Ausfüllen eines langen Webformulars ist die erste Hürde, die ein Interessent auf dem Weg zum Neukunden überwinden muss. Unzählige Erhebungen belegen, dass mit der Länge und Komplexität des Formulars die Absprungrate steigt. Reduzieren Sie den Aufwand für Ihre Kunden auf ein Minimum, indem sie das Formular automatisch ausfüllen lassen. Der Kunde muss lediglich seinen Firmennamen eingeben und bestätigen. Automatisch werden alle weiteren Formularfelder mit den entsprechenden Daten befüllt – die sichtbaren wie auch gegebenenfalls weitere im Hintergrund. Nun bedarf es nur noch eines prüfenden Blicks durch Ihren Kunden und eines finalen Klicks zum Abschicken. Binnen einer Minute hat er alles erledigt. 

Die Daten dafür stammen aus der Datenbank eines Dienstleisters wie zum Beispiel Implisense. Ein intelligenter Algorithmus hält die umfassenden Profile aller im deutschen Handelsregister registrierten Unternehmen ständig aktuell. Mithilfe der Implisense API, einer Schnittstelle zu Ihrem Webformular, werden diese Daten automatisch abgerufen. Eine spürbare Erleichterung für Ihren Kunden und ein extrem umfassendes Datenset für Sie als Bank. 

2. Das Ergebnis: Ein ausführliches Unternehmensprofil

Durch den Datenabruf bei Implisense erhalten Sie ein wesentlich weitreichenderes Set an Daten als Sie bei einem Neukunden mittels eines solchen Formulars abfragen könnten – hunderte Datenpunkte zu jedem Unternehmen. Sie verfügen nun, ohne dass Ihr Kunde nochmals aktiv werden müsste, über ein umfassendes Unternehmensprofil, das die Grundlage für die weitere Automatisierung bildet. 

Beispielhaftes Unternehmensprofil von Volkswagen auf der kostenlosen Suchplattform Companies and Markets.

3. Schnell und standardisiert: Prüfungen automatisieren

Das umfangreiche Datenset ermöglicht Ihnen eine automatische Legitimationsprüfung (KYC) Ihres Neukunden sowie die Automatisierung von Prozessen zur Kreditvergabe. Durch die einheitliche Struktur der Daten sind standardisierte Prozesse wie diese sehr effizient digital abbildbar. Ihre Mitarbeiter sparen sich viel Arbeit und Ihr Kunde erhält schnell ein Ergebnis. Ein weiteres Puzzlestück in seiner zufriedenstellenden Kundenerfahrung schon beim Onboarding.

4. Im Zweifel Mensch: Onboarding abschließen

Bei Kunden, deren Verhältnisse klar auf der Hand liegen, entscheidet das System automatisch, ob das Onboarding erfolgreich war oder die Anfrage des Kunden zurückgewiesen wird. Bedarf es dagegen einer individuellen Abwägung, übergibt der Algorithmus den Fall an einen Mitarbeiter für eine persönliche Prüfung. Automatisierung heißt also nicht gleich Entmenschlichung. Auch Fälle, die vom Standard abweichen, werden angemessen berücksichtigt und fallen nicht automatisch durch das Raster. Die automatische Bearbeitung der Standardfälle aber bringt Ihnen wie auch Ihrem Kunden im Tagesgeschäft spürbare Erleichterung. 

5. Nach dem Onboarding: Potenziale für Cross- & Upselling erkennen

Auch nach dem Kunden-Onboarding bleibt Ihnen der Datensatz als wertvolle Ressource erhalten. Und wird durch den Implisense-Algorithmus ständig aktuell gehalten. So erkennen Ihre Mitarbeiter in Marketing und Vertrieb spannende Möglichkeiten für Upselling und Crosselling. Auch dieser Vorgang lässt sich übrigens automatisieren: Indem Implisense automatisch nach Ähnlichkeiten dieses Kunden mit Gruppen von Bestandskunden sucht, erhalten Sie Hinweise darauf, ob sich ein Kunde wahrscheinlich für ein bestimmtes Angebot interessieren wird. Ein mächtiges Tool zum effizienteren Einsatz Ihrer Vertriebsressourcen. 

Nutzen Sie die Chancen, die die Digitalisierung für Banken bereithält. Durch die effiziente Automatisierung standardisierter Prozesse gewinnen Sie zeitliche Spielräume für Ihre Mitarbeiter und schaffen eine zufriedenstellende Erfahrung für Ihre Kunden – nicht nur beim Onboarding. 

Weitere Tipps zum kundenfreundlichen Onboarding für Geschäftsbanken erhalten Sie in diesem früheren Blogbeitrag.

Customer-friendly onboarding process in commercial banks

Onboarding a new corporate client at a bank can be a tedious and time-consuming process. Not only for the bank, but above all for the customer. Collecting numerous data and documents, filling out countless forms and waiting for creditworthiness and identity checks is not only time-consuming, but often also unpleasant for the customer. As a result, customers often exit during onboarding and thus become lost to the bank in the long term. Although little can be changed about the necessity of these formalities in view of risk regulation and not least legal requirements, it is nevertheless worth taking a critical look at your bank’s customer onboarding process – and optimising it in terms of speed and transparency as well as the associated costs for the customer.

The key challenge in customer onboarding

The decisive challenge is to ensure that this process does not become a frustrating experience for the customer, despite the multitude of unavoidable formalities. Otherwise, the new business relationship with your bank already begins with a negative experience. Instead, at this point you already have the opportunity to present yourself to your new customer as an efficient, transparent and, above all, service-oriented company. By designing your bank’s onboarding process in a customer-oriented manner, you can create positive customer experiences at an early stage that contribute to long-term customer loyalty. Take a look at these three fields of potential optimization:

1. transparency through the onboarding process

Few things are as frustrating as waiting for an indefinite period of time. Avoid feelings of frustration during onboarding by making the process transparent right from the start. And keep your customers up to date with regular updates. They should know what to expect right from the start. In addition, you can create small experiences of success and prevent frustration by continuously making the progress of the onboarding process visible to them.

2. automation of customer onboarding elements

Frustration with onboarding: filling out numerous formsIn particular, filling out numerous forms for data collection is annoying for your customers. If something is forgotten or not filled out completely, there will be further delays. You can easily avoid this and give your customers an early customer-focused service experience. Simplify data collection by automating data collection and submitting completed forms to your customers. All they need to do is review the information and make minor additions if necessary.

Completed forms for onboarding By integrating the Implisense API into your systems, you have access to the most up-to-date data records of all companies listed in the German Commercial Register.

Now, why should your customer invest this time when you can already provide him with the right technology and data to do it automatically?

3. efficiency of the onboarding process

The aim should be to make the onboarding process as efficient and fast as possible. As a result, your bank benefits not only from increased customer satisfaction, but also from calculable cost savings. Thanks to the extensive digitalisation of the process, savings are made not only in large quantities of paper, but above all in time and personnel resources – on both sides. The use of specialised teams for customer onboarding can also contribute to a lean structure. In addition, analyze your onboarding process and find out where most customers get lost. In this way, you can approach a customer experience that is as positive as possible during onboarding.

The early experiences made by your customer with your bank are particularly important for the coming customer relationship. Because it is against this background of experience that they will also evaluate the future business relationship. If a negative image is already being created at this point, this will change the way in which everything that follows is perceived. That’s why it’s worth investing in a customer-friendly onboarding process. 

Kundenfreundliches Onboarding für Geschäftsbanken

Der Onboarding-Prozess eines neuen Firmenkunden bei einer Bank kann sich schon einmal langwierig und zeitraubend gestalten. Nicht nur für die Bank, sondern vor allem für den Kunden. Das Sammeln zahlreicher Daten und Unterlagen, das Ausfüllen unzähliger Formulare und das Abwarten von Bonitäts- und Identitätchecks ist nicht nur aufwendig, sondern für den Kunden häufig auch unangenehm. Immer wieder steigen darum Kunden noch während des Onboardings aus und gehen für die Bank damit langfristig verloren. Wenn sich an der Notwendigkeit dieser Formalia angesichts der Risikoregulierung und nicht zuletzt gesetzlicher Vorgaben auch wenig ändern lässt, so lohnt es sich doch, den Prozess des Kunden-Onboardings Ihrer Bank einmal kritisch zu hinterfragen – und hinsichtlich der Schnelligkeit und Transparenz sowie des damit verbundenen Aufwands für den Kunden zu optimieren.

Die entscheidende Herausforderung beim Kunden-Onboarding

Die entscheidende Herausforderung liegt darin, trotz der Vielzahl unumgänglicher Formalia diesen Prozess für den Kunden nicht zu einer Frusterfahrung werden zu lassen. Denn andernfalls beginnt seine neue Geschäftsbeziehung mit Ihrer Bank bereits mit einem negativen Erlebnis. Stattdessen haben Sie bereits an dieser Stelle die Möglichkeit, sich Ihrem neuen Kunden als effizientes, transparentes und vor allem serviceorientiertes Unternehmen zu präsentieren. Indem Sie den Onboarding-Prozess Ihrer Bank entsprechend kundenorientiert gestalten, schaffen Sie früh positive Kundenerfahrungen, die zu einer langfristigen Kundenbindung beitragen. Betrachten Sie dabei diese drei Optimierungsfelder:

1. Transparenz des Onboarding-Prozesses

Kaum etwas ist so frustrierend wie Warten auf unbestimmte Zeit. Vermeiden Sie Frustgefühle während des Onboardings, indem Sie den Prozess von Anfang an transparent gestalten. Und Ihren Kunden mit regelmäßigen Updates über den aktuellen Stand auf dem Laufenden halten. Dieser sollte von Anfang an wissen, was auf ihn zukommt. Indem Sie den Fortschritt des Onboarding-Prozesses zudem kontinuierlich für ihn sichtbar machen, schaffen Sie kleine Erfolgserlebnisse und beugen Frusterfahrungen vor.

2. Automatisierung von Teilen des Kunden-Onboardings

Frust beim Onboarding: zahlreiche Formulare ausfüllenVor allem das Ausfüllen zahlreicher Formulare zur Datensammlung ist für Ihre Kunden lästig. Wird dabei etwas vergessen oder nicht vollständig ausgefüllt, ergeben sich weitere Verzögerungen. Das können Sie leicht vermeiden und Ihren Kunden obendrein eine frühe kundenorientierte Service-Erfahrung ermöglichen. Automatisieren Sie die Sammlung der Daten und legen Sie Ihren Kunden bereits fertig ausgefüllte Formulare vor. Dieser muss die Angaben lediglich überprüfen und gegebenenfalls geringfügig ergänzen. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

fertig ausgefüllte Formulare beim Onboarding Indem Sie die Implisense API in Ihre Systeme integrieren, haben Sie Zugriff auf üppige tagesaktuelle Datensätze aller im deutschen Handelsregister verzeichneten Unternehmen. Warum also sollte Ihr Kunde diese Zeit investieren, wenn Sie ihm das mit der richtigen Technik bereits automatisiert abnehmen können?

3. Effizienz des Onboarding-Prozesses

Ziel sollte es sein, den Onboarding-Prozess so effizient und schnell wie möglich zu gestalten. Davon profitiert Ihre Bank nicht nur in Form gesteigerter Kundenzufriedenheit, sondern auch durch rechenbare Kostenersparnisse. Durch die weitgehende Digitalisierung des Prozesses werden nicht nur große Mengen Papier eingespart, sondern vor allem Zeit und Personalressourcen – auf beiden Seiten. Der Einsatz spezialisierter Teams für das Kunden-Onboarding kann zusätzlich zu einer schlanken Struktur beitragen. Analysieren Sie darüber hinaus Ihren Onboarding-Prozess ganz genau und finden Sie heraus, an welcher Stelle die meisten Kunden verloren gehen. So nähern Sie sich weiter einer möglichst positiven Kundenerfahrung beim Onboarding.

Die frühen Erfahrungen, die Ihr Kunde mit Ihrer Bank macht, sind besonders prägend für die kommende Kundenbeziehung. Denn vor diesem Erfahrungshintergrund wird er auch die weitere Geschäftsbeziehung bewerten. Wird an dieser Stelle bereits ein negatives Image geprägt, verändert das die Art, wie alles Folgende wahrgenommen wird. Darum lohnt es sich, in einen kundenfreundlichen Onboarding-Prozess zu investieren.